Usługi SaaS (Software-as-a-Service) stały się jednym z największych kosztów operacyjnych dla współczesnych firm. W 2024 roku globalne wydatki na SaaS mają osiągnąć zawrotne 247,2 miliarda dolarów – tak prognozuje renomowana firma badawcza Gartner. W związku z tym planowanie budżetu SaaS stało się kluczowym wyzwaniem, które odgrywa znaczącą rolę zarówno w wynikach finansowych przedsiębiorstw, jak i w produktywności pracowników.
Dla tych, którzy chcą zrozumieć, czym jest planowanie budżetu SaaS, dlaczego jest tak ważne oraz jak unikać najczęstszych błędów, przedstawiamy szczegółowy przewodnik, który pomoże w optymalizacji wydatków i zwiększeniu zwrotu z inwestycji (ROI).
Czym jest planowanie budżetu SaaS?
Planowanie budżetu SaaS to proces ustalania i zarządzania wydatkami związanymi z licencjami i usługami SaaS w firmie. Ten proces wymaga bliskiej współpracy pomiędzy działami finansowymi, IT oraz właścicielami aplikacji SaaS. Chociaż z zewnątrz wydaje się to proste, w praktyce ten obszar zawiera wiele niuansów i potencjalnych pułapek.
Jednym z kluczowych wyzwań w zarządzaniu budżetem SaaS jest kompleksowość modeli cenowych oraz konieczność odpowiedniego pomiaru wartości i poziomu wykorzystania narzędzi. Odpowiednie strategie i narzędzia do zarządzania mogą jednak znacznie ulepszyć ten proces, minimalizując ryzyko niepotrzebnych wydatków.
Dlaczego budżetowanie SaaS jest istotne?
Skuteczne planowanie budżetu SaaS to fundament umożliwiający firmom maksymalne wykorzystanie ich inwestycji w narzędzia cyfrowe. Według TechCrunch koszty usług SaaS na jednego pracownika mogą wynosić od 1 000 do 3 500 dolarów rocznie. Dodatkowo badanie przeprowadzone przez Flexera ujawnia, że nawet 33% tych wydatków może być marnotrawione.
Głównym celem nie jest całkowite wyeliminowanie kosztów SaaS, lecz zapewnienie, że każdy wydany dolar wpływa pozytywnie na wskaźniki ROI w ramach firmy. Poprzez analizę użycia aplikacji, kontrolę licencji oraz eliminację zbędnych kosztów, organizacje mogą skierować zaoszczędzone środki na inicjatywy wspierające ich strategiczny rozwój.
Najczęstsze źródła strat w wydatkach SaaS:
- Nieużywane aplikacje SaaS
- Marnowane licencje
- Duplikacja narzędzi o podobnych funkcjonalnościach
- Brak identyfikacji potencjalnych oszczędności
Uniknięcie tych problemów wymaga przemyślanej strategii zarządzania wydatkami SaaS.
Jak stworzyć budżet SaaS w 5 krokach?
Zbudowanie skutecznego budżetu na usługi SaaS wymaga przejścia przez kilka kluczowych etapów.
1. Zrozumienie potrzeb biznesowych
Licencje SaaS muszą rozwiązywać konkretne problemy biznesowe. Proces planowania budżetu należy zacząć od dokładnego zrozumienia potrzeb użytkowników końcowych oraz specyfiki danego sektora działalności. Na przykład, rezygnacja z drogiego narzędzia, które jest niezbędne do szybkiego tworzenia makiet produktowych, może przynieść więcej strat niż korzyści, nawet jeśli początkowo wydaje się to atrakcyjne finansowo.
2. Przygotowanie inwentaryzacji narzędzi SaaS
Firmy powinny stworzyć listę wszystkich używanych aplikacji SaaS, uwzględniając takie elementy, jak nazwa aplikacji, cel biznesowy, koszt, model rozliczeniowy, liczba licencji oraz użytkownicy. Pomoże to zidentyfikować nieużywane narzędzia, duplikaty oraz inne obszary możliwego cięcia kosztów.
| Element inwentaryzacji SaaS | Opis |
| Nazwa aplikacji | Nazwa konkretnego narzędzia SaaS |
| Cel biznesowy | Dlaczego narzędzie jest potrzebne |
| Koszt | Całkowity wydatek miesięczny lub roczny |
| Model rozliczeniowy | Per użytkownik lub za zużycie |
| Data końca umowy | Ważność obecnej umowy |
3. Prognozowanie przyszłego wzrostu
Globalne wydatki na SaaS rosną co roku, więc organizacje powinny uwzględniać skalowanie w swoich budżetach. Warto współpracować z właścicielami aplikacji oraz brać pod uwagę oczekiwany wzrost w liczbie pracowników, by dokładnie przewidzieć przyszłe potrzeby na licencje.
4. Ustalanie wstępnego budżetu
Po solidnym audycie i inwentaryzacji można zacząć tworzyć budżet inicjalny, który stanie się punktem odniesienia dla przyszłych działań optymalizacyjnych.
5. Monitorowanie i dostosowywanie
Budżet to narzędzie dynamiczne – wymaga regularnego monitorowania wydatków, analizy użytkowania oraz dostosowywania na podstawie zmieniających się potrzeb biznesowych. Systematyczna weryfikacja pozwala redukować marnotrawstwo i wprowadzać kolejne udoskonalenia.
Najczęstsze błędy w zarządzaniu budżetem SaaS
Nieprzemyślane decyzje mogą powodować chaos w budżetach SaaS. Poniżej przedstawiamy sześć powszechnych pułapek:
- Brak negocjacji cen z dostawcami.
- Pomijanie wpływu kursów walutowych przy międzynarodowych zakupach SaaS.
- Złe zrozumienie modeli rozliczeń per użytkownik vs za zużycie.
- Marnotrawione licencje z powodu nieefektywnych procesów offboardingu.
- Nieścisłości w umowach, np. automatyczne odnowienia czy klauzule zwiększenia kosztów.
- Zbyt szybkie zobowiązania do długoterminowych kontraktów.
Jakie korzyści przynosi oprogramowanie do zarządzania SaaS?
Dzięki narzędziom do zarządzania SaaS, takim jak Auvik SaaS Management (ASM), firmy mogą automatyzować procesy inwentaryzacji, analizować wykorzystanie narzędzi oraz precyzyjnie monitorować wydatki. Systemy te pozwalają również na śledzenie wskaźników adopcji oraz dostosowywanie przyszłych planów pod kątem realnego użytkowania.
Oszczędność kosztów, poprawa jakości danych dotyczących SaaS oraz lepsze zarządzanie cyklem życia aplikacji to tylko niektóre z wymiernych korzyści, które oferuje tego typu oprogramowanie.
Podsumowanie
Wydatki na SaaS są częścią aktywnych inwestycji każdej organizacji i powinny być zarządzane strategicznie, aby maksymalizować ROI. Właściwe narzędzia i metody, takie jak Auvik SaaS Management, pomagają usprawnić procesy i zapewnić, że SaaS wnosi realny wkład w rozwój biznesu. Warto więc przyjrzeć się swoim planom budżetowym i rozważyć, jak innowacyjne technologie mogą wesprzeć organizację w bardziej efektywnym zarządzaniu zasobami.
