W uroczystym spotkaniu uczestniczyli przedstawiciele szerokiego spektrum środowisk związanych z działalnością Polskiej Akademii Nauk oraz z życiem publicznym i naukowym regionu. Wśród zaproszonych gości byli członkowie władz PAN, reprezentanci władz państwowych, przedstawiciele samorządów miejskich oraz władz województwa śląskiego, rektorzy uczelni wyższych, prezesi i wiceprezesi Oddziałów PAN oraz członkowie Oddziału PAN w Katowicach. Obecni byli także reprezentanci instytutów PAN działających na terenie Oddziału, przewodniczący i sekretarze komisji naukowych oraz przedstawiciele lokalnych ośrodków nauki i kultury. Skład gości obrazował zarówno naukowy, jak i administracyjny i kulturalny wymiar wydarzenia, co podkreślało jego rangę i charakter dialogu między nauką a otoczeniem społecznym.
Uroczystość otworzył Prezes Oddziału PAN w Katowicach, prof. dr hab. n. med. Andrzej Więcek (foto: Sylwia Jarosławska‑Sobór). Jego inauguracyjne wystąpienie miało charakter organizacyjny i symboliczny: zaznaczało rolę Oddziału jako miejsca współpracy instytucji naukowych z władzami i środowiskami lokalnymi, a także służyło jako punkt wyjścia do dalszych rozmów i oficjalnych przemówień.
Po otwarciu odbyły się kolejne wystąpienia zaproszonych gości, podczas których przedstawiciele różnych środowisk mieli okazję odnieść się do znaczenia współpracy między akademią, administracją i kulturą. Tego typu wystąpienia pozwalają na wypracowanie wspólnego rozumienia priorytetów badawczych oraz kwestii związanych z rozwijaniem infrastruktury naukowej i kulturalnej w regionie, a także sprzyjają nawiązywaniu trwałych relacji między instytucjami.
Uroczystość uświetnił występ Zespołu Śpiewaków Miasta Katowice „Camerata Silesia”, który dodał wydarzeniu wymiaru artystycznego i podkreślił znaczenie kultury jako integralnej części życia naukowego i społecznego. Połączenie części oficjalnej z elementem artystycznym uczyniło spotkanie bardziej wielowymiarowym i dostępnym dla szerokiego grona uczestników, wzmacniając wymiar integracyjny tej inicjatywy.
